Gebruikersvoorwaarden CloseAlert B.V. v 2.4

CloseAlert levert een (SaaS-)platform voorberichtenanalyse. Het platform van CloseAlert stelt haar klanten bijvoorbeeld in staat om knoppen bij e-mailberichten te plaatsen waarmee ontvangers gemakkelijk en direct hun mening kunnen geven over het bericht. Met behulp van een webapplicatie kunnen de reacties direct worden geanalyseerd op diverse kenmerken,
zodat de kwaliteit van de e-mailberichten kan
worden verhoogd.

Dit document bepaalt de voorwaarden die gelden ten aanzien van het door CloseAlert aangeboden platform. Lees de onderstaande gebruiksvoorwaarden dan ook aandachtig door.

1. Definities

• 1.1. CloseAlert: CloseAlert BV, gevestigd te Rapenburgerstraat 173, 1011VM, Amsterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder dossiernummer 54064503.
• 1.2 Gebruiker: een bedrijf of andere rechtspersoon die een overeenkomst
  aangaat met CloseAlert teneinde het
  Platform te kunnen laten gebruiken door Eindgebruikers.
• 1.3 Eindgebruiker: een individuele medewerker bij Gebruiker, die het platform feitelijk gebruikt.
• 1.4 Platform: het platform van (SaaS)diensten
  voor berichtenanalyse, bestaande uit:
  (a) Het ontwikkelen, onderhouden en via
  internet beschikbaar stellen van de
  Webapplicatie;
  (b) De feedback-knoppen die in e-
  mailberichten kunnen worden
  opgenomen, en/of
  (c) Andere diensten die zijn omschreven
  in de Overeenkomst.
• 1.5 Account: het gedeelte van de
  Webapplicatie dat persoonlijk is voor een Eindgebruiker.
• 1.6 Admin Account: een speciaal Account dat wordt toegewezen aan een Eindgebruiker om die Eindgebruiker in staat te stellen om Accounts aan andere Eindgebruikers toe te wijzen en bepaalde zaken voor alle andere Eindgebruikers te beheren.
• 1.7 Inloggegevens: de gegevens, zoals gebruikersnaam en wachtwoord, die dienen te worden ingevuld om toegang te krijgen tot de Webapplicatie en het Account.
• 1.8 Overeenkomst: iedere overeenkomst tussen CloseAlert en Gebruiker waarop deze Gebruiksvoorwaarden van toepassing zijn verklaard.
• 1.9 Gebruiksvoorwaarden: onderhavige voorwaarden.
• 1.10 Partij: CloseAlert, dan wel Gebruiker als partij bij de Overeenkomst.
• 1.11 Webapplicatie: een (SaaS) webapplicatie die CloseAlert via internet beschikbaar stelt aan Gebruiker voor het verzamelen en analyseren van feedback op emailmarketingcampagnes en andere communicatie vanuit Gebruiker aan zijn klanten.
• 1.12 Website: www.closealert.com.

2. Toepasselijkheid

• 2.1 De Gebruiksvoorwaarden zijn van toepassing op het gebruik van het Platform en maken onderdeel uit van de Overeenkomst tussen CloseAlert en Gebruiker.
• 2.2 Eventuele door Gebruiker aangedragen voorwaarden of uitzonderingen maken geen deel uit van de Overeenkomst, tenzij CloseAlert daar schriftelijk, uitdrukkelijk mee akkoord is gegaan.

3. Totstandkoming

• 3.1 Gebruiker kan vrijblijvend een offerte aanvragen. De Overeenkomst ontstaat op het moment van ontvangst van akkoord op de offerte, mits dit plaatsvindt vóór de
  in de offerte genoemde einddatum.
• 3.2 Het aanbod van CloseAlert geldt niet voor
  natuurlijke personen die niet handelen in de uitoefening van beroep of bedrijf. Consumenten kunnen derhalve geen Overeenkomst met CloseAlert aangaan.

4. Duur en beëindiging

• 4.1 Tenzij de Overeenkomst anders vermeldt, wordt de Overeenkomst geacht te zijn aangegaan voor twaalf maanden.
• 4.2 Na afloop van de initiële termijn, zal de Overeenkomst stilzwijgend worden verlengd met periodes van steeds twaalf maanden.
• 4.3 Ieder der Partijen kan de Overeenkomst opzeggen tegen het eind van de lopende contracttermijn.
• 4.4 Tussentijdse opzegging door Gebruiker is niet mogelijk.
• 4.5 Opzegging dient schriftelijk te geschieden met inachtneming van een opzegtermijn van tenminste twee (2) maanden.

5. Toegang tot de Webapplicatie

• 5.1 Gebruiker zal ten minste één Admin Account ontvangen. De Eindgebruiker die het Admin Account gebruikt, zal andere Eindgebruikers per e-mail een uitnodiging kunnen sturen om zelf Inloggegevens aan te maken voor een eigen Account.
• 5.2 Om toegang te krijgen tot de Webapplicatie en zijn Account, dient de Eindgebruiker zijn Inloggegevens (waaronder het wachtwoord) in te vullen.
• 5.3 Gebruiker zal de Eindgebruikers instrueren de Inloggegevens zorgvuldig geheim te houden, om onbevoegde toegang tot de Webapplicatie en Accounts te voorkomen.
• 5.4 Gebruiker is zelf verantwoordelijk voor de internetverbinding, het randapparaat, de browser en eventuele andere voorzieningen waarvan CloseAlert aangeeft dat die noodzakelijk zijn om toegang te krijgen tot de Webapplicatie en van het Platform gebruik te kunnen maken.

6. Verantwoordelijkheid

• 6.1 Iedere actie die wordt uitgevoerd in de Webapplicatie (inclusief het Account) nadat is ingelogd met de Inloggegevens van de (Eind)Gebruiker, wordt geacht onder de verantwoordelijkheid en risico van Gebruiker te geschieden.
• 6.2 In geval van misbruik van de Inloggegevens of een vermoeden daarvan, dient Gebruiker dit zo spoedig mogelijk aan CloseAlert te melden zodat deze maatregelen kan nemen.
• 6.3 Indien CloseAlert tot het besef komt dat de inloggegevens van Gebruiker bekend zijn bij onbevoegde derden, stelt zij Gebruiker daarvan op de hoogte en neemt zij maatregelen die CloseAlert passend acht.
• 6.4 Gebruiker stelt CloseAlert onverwijld (elektronisch) op de hoogte van enige wijzigingen in (contact)gegevens die voor de uitvoering van de Overeenkomst van belang zijn.

7. Voorwaarden aan het gebruik

• 7.1 Het is niet toegestaan om het Platform te gebruiken op een manier die in strijd is met de rechten van derden en/of de belangen en goede naam van CloseAlert schaadt.
• 7.2 Indien Gebruiker in strijd handelt met deze Gebruiksvoorwaarden heeft CloseAlert het recht om, met opgaaf van redenen, onmiddellijk:
  
  a) het Account te weigeren, te blokkeren, aan te passen of te verwijderen;
  b) verstrekking van het Platform op te schorten;
  c) de Overeenkomst te ontbinden.

8. Updates

• 8.1 CloseAlert heeft het recht de programmatuur van het Platform van tijd tot tijd aan te passen om de functionaliteit te verbeteren en om fouten te herstellen. Omdat het Platform aan meerdere gebruikers worden geleverd, is het niet mogelijk om alleen voor Gebruiker van een bepaalde aanpassing af te zien. CloseAlert is niet gehouden tot enige vergoeding van schade veroorzaakt door het aanpassen van het Platform.

9. Beschikbaarheid en onderhoud

• 9.1 CloseAlert zal zich inspannen om ononderbroken beschikbaarheid van het Platform te realiseren, maar biedt hierover geen garanties, tenzij anders is overeengekomen middels een als zodanig aangeduide Service Level Agreement.
• 9.2 CloseAlert behoudt zich het recht voor de verstrekking van het Platform tijdelijk te onderbreken ten behoeve van onderhoud, aanpassing of verbetering van het Platform en webservers van CloseAlert. Deze onderbreking tracht CloseAlert zodanig in te richten dat er zo min mogelijk hinder voor (Eind)Gebruikers optreedt.
• 9.3 CloseAlert zal wegens bedoelde onderbreking nimmer gehouden zijn tot enige vergoeding van schade geleden door Gebruiker.

10. Privacy en beveiliging

• 10.1 In de uitvoering van de Overeenkomst kan CloseAlert persoonsgegevens verwerken in opdracht van Gebruiker. Daarbij is de privacyverklaring van CloseAlert van toepassing.
• 10.2 CloseAlert past passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen toe om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking.
• 10.3 Op verzoek van Gebruiker kan CloseAlert een bewerkersovereenkomst aanbieden waarin aanvullende waarborgen zijn opgenomen met betrekking tot de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.

11. Help & support

• 11.1 Gebruiker kan op een door CloseAlert, in beginsel via de Website aangegeven wijze storingen en vragen melden. CloseAlert zal zich inspannen om de vragen adequaat en binnen een redelijke termijn te beantwoorden.
• 11.2 Aan Gebruiker wordt via een FAQ binnen de Webapplicatie informatie over het gebruik van het Platform ter beschikking gesteld. Gebruiker wordt geacht eerst de FAQ te hebben geraadpleegd, voordat hij een vraag stelt aan de helpdesk van CloseAlert.

12. Prijzen en betaling

• 12.1 Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, zijn alle door CloseAlert genoemde prijzen exclusief omzetbelasting (21% BTW) en andere heffingen welke van overheidswege worden opgelegd.
• 12.2 Alle tarieven op de Website, brochures en andere materialen zijn onder voorbehoud van typefouten. Voor de gevolgen van typefouten aanvaardt CloseAlert geen aansprakelijkheid.
• 12.3 Gebruiker is voor het gebruik van het Platform aan CloseAlert de vergoeding verschuldigd die op de Website of op de schriftelijke offerte wordt aangegeven.
• 12.4 Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, dient Gebruiker het Platform per kwartaal vooruit te betalen.
• 12.5 Gebruiker gaat akkoord met elektronische facturatie door CloseAlert.
• 12.6 Indien Gebruiker een factuur meer dan 30 dagen na de factuurdatum nog niet heeft voldaan, dan verkeert Gebruiker van rechtswege in verzuim.
• 12.7 Indien Gebruiker in verzuim komt te verkeren, heeft dat de volgende consequenties.
  
  a) Over het openstaande bedrag is de
  wettelijke rente verschuldigd, en
  b) Gebruiker is gehouden tot vergoeding
  van alle buitengerechtelijke en gerechtelijke incassokosten, daaronder begrepen de kosten voor incassobureaus deurwaarders, juristen en advocaten, naast het verschuldigde bedrag en de daarop verschenen rente. De hoogte van de vergoeding is minimaal 40 euro en verder conform het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (of enig besluit dat dit besluit in de toekomst mocht vervangen).
• 12.8 CloseAlert is gerechtigd de gehanteerde tarieven op elk moment te wijzigen. CloseAlert zal Gebruiker hiertoe ten minste één maand van tevoren op de hoogte stellen van tariefwijzigingen.
• 12.9 Indien de prijsverhoging meer bedraagt dan 5% per jaar, heeft Gebruiker het recht om de Overeenkomst op te zeggen tot het moment waarop de tariefwijziging in werking treedt, met een opzegtermijn van één maand.

13. Aansprakelijkheid

• 13.1 De aansprakelijkheid van CloseAlert jegens Gebruiker, uit welke hoofde dan ook (waaronder een tekortkoming in de nakoming van een garantieverplichting), is per gebeurtenis (waarbij een samenhangende reeks gebeurtenissen als één gebeurtenis geldt) beperkt tot het totale door Gebruiker voor de relevante Diensten betaalde bedrag, met een maximum van 5000,- exclusief BTW, tenzij de verzekering van CloseAlert meer uitkeert, in welk geval de aansprakelijkheid is beperkt tot het uitgekeerde bedrag.
• 13.2 De aansprakelijkheid van CloseAlert voor indirecte schade is geheel uitgesloten. Onder indirecte schade valt in ieder geval, maar niet uitsluitend, gederfde winst, gemiste besparingen en verminderde goodwill.
• 13.3 Gebruiker vrijwaart CloseAlert tegen alle aanspraken van derden die verband houden met enig onrechtmatig gebruik door Gebruiker, of enige Eindgebruiker, van Diensten.
• 13.4 De vorige leden van dit artikel zijn niet van toepassing indien en voor zover de desbetreffende schade is veroorzaakt door opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van CloseAlert.

14. Overmacht

• 14.1 CloseAlert is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting jegens Gebruiker indien een omstandigheid waar CloseAlert geen invloed op kan uitoefenen de nakoming belet.
• 14.2 In geval van dergelijke overmacht – waaronder in ieder geval wordt verstaan storingen in de telecommunicatie* infrastructuur, internet, binnenlandse onlusten, mobilisatie, oorlog, stremming in het vervoer, staking, uitsluiting, in* en uitvoerbelemmeringen, bedrijfsstoornissen, stagnatie in toelevering, brand, overstroming, en wanprestaties van leveranciers van wie CloseAlert in de uitvoering van een Overeenkomst afhankelijk is – kan de uitvoering van de Overeenkomst worden opgeschort, zonder dat daardoor enige verplichting tot schadevergoeding ontstaat.
• 14.3 Indien de situatie van overmacht de nakoming voor langer dan twee maanden belet, zijn beide Partijen gerechtigd de Overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen, zonder dat enige verplichting tot schadevergoeding daardoor ontstaat.

15. Rechten van intellectuele eigendom

• 15.1 Alle rechten van intellectuele eigendom op alle krachtens de Overeenkomst ter beschikking gestelde programmatuur, alsmede voorbereidend materiaal daarvan, berusten uitsluitend bij CloseAlert of diens licentiegevers. Gebruiker verkrijgt uitsluitend een gebruiksrecht dat niet exclusief en niet overdraagbaar is, en bevoegdheden die bij deze voorwaarden of anderszins uitdrukkelijk worden toegekend en voor het overige zal Gebruiker het Platform of andere materialen niet verveelvoudigen of openbaar maken.
• 15.2 Behoudens voor zover dwingendrechtelijk toegestaan bij wet, mag Gebruiker de programmatuur van het Platform niet verveelvoudigen, decompileren of daarop reverse-engineering toepassen.
• 15.3 Het is Gebruiker niet toegestaan enige aanduiding omtrent auteursrechten, merken, handelsnamen of andere rechten van intellectuele eigendom uit (de programmatuur van) het Platform te verwijderen of te wijzigen.
• 15.4 Het is CloseAlert toegestaan technische maatregelen te nemen ter bescherming van de programmatuur van het Platform. Indien CloseAlert door middel van technische bescherming de programmatuur van CloseAlert heeft beveiligd, is het Gebruiker niet toegestaan deze beveiliging te verwijderen of te omzeilen.

16. Geheimhouding

• 16.1 Partijen verplichten zich tot geheimhouding omtrent alle
  vertrouwelijke informatie die zij van de wederpartij ontvangen. Partijen leggen deze verplichting tevens op aan hun
  werknemers alsmede aan door hen ingeschakelde derden ter uitvoering van de overeenkomst tussen partijen.
• 16.2 Informatie geldt in ieder geval als vertrouwelijk indien deze door één der Partijen als zodanig is aangeduid.

17. Wijzigingen Gebruiksvoorwaarden

• 17.1 CloseAlert behoudt zich het recht voor deze Gebruiksvoorwaarden te wijzigen of aan te vullen.
• 17.2 Wijzigingen gelden ook ten aanzien van reeds gesloten Overeenkomsten. Een wijziging treedt in werking één maand na bekendmaking van de wijziging per elektronisch bericht. Wijzigingen van ondergeschikt belang kunnen te allen tijde worden doorgevoerd.
• 17.3 Indien Gebruiker een wijziging in deze Gebruiksvoorwaarden niet wil accepteren, kan hij de Overeenkomst beëindigen.

18. Slotbepalingen

• 18.1 Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
• 18.2 Verandering in management of rechtsvorm hebben geen invloed op de Overeenkomst.
• 18.3 Voor zover door de regels van dwingend recht niet anders wordt voorgeschreven, zullen alle geschillen die mochten ontstaan naar aanleiding van de Overeenkomst worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter te Amsterdam.
• 18.4 De koppen van de artikelen dienen ter bevordering van de leesbaarheid en beperken de inhoud niet.
• 18.5 Partiële nietigheid: indien een bepaling uit de Overeenkomst en/of de
  Gebruiksvoorwaarden nietig blijkt te zijn, tast dit niet de geldigheid van de gehele Overeenkomst/Gebruiksvoorwaarden aan. Partijen zullen ter vervanging (een) nieuwe bepaling(en) vaststellen, waarmee zoveel als rechtens mogelijk is aan de bedoeling van de oorspronkelijke Overeenkomst en/of Gebruiksvoorwaarden gestalte wordt gegeven.

Contactgegevens

Mocht u na het lezen van onze Gebruiksvoorwaarden vragen, klachten of opmerkingen hebben, neem dan gerust contact op via onderstaande gegevens.

CloseAlert

Rapenburgerstraat 173
1011 VM Amsterdam

T +31(0)202611862

M +31 (0) 6 4878 0273

info@closealert.com
www.closealert.com

Verwerkersovereenkomst

Als onderdeel van de door CloseAlert geleverde dienstverlening (hierna: de “Dienst”) kan CloseAlert bepaalde persoonsgegevens verwerken ten behoeve van haar klanten. CloseAlert wordt daarom aangemerkt als verwerker en haar klant als verantwoordelijke (hierna: “Verantwoordelijke”).

Om haar klanten in staat te stellen te voldoen aan de geldende privacywetgeving (waaronder met name de AVG, zoals hieronder gedefinieerd), biedt CloseAlert deze Verwerkersovereenkomst aan.

Indien Verantwoordelijke op grond van de AVG niet de verantwoordelijke is voor de verwerkte persoonsgegevens, maar de verwerker, dan wordt Verantwoordelijke aangemerkt als verwerker, CloseAlert als Subverwerker, en enige Subverwerker als sub-Subverwerker.

1.Definities

• 1.1. Onder het begrip “AVG” wordt in deze Verwerkersovereenkomst begrepen de Algemene verordening gegevensbescherming en alle wet- en regelgeving die de Algemene verordening gegevensbescherming persoonsgegevens zal vervangen.
• 1.2. Begrippen die in de AVG zijn gedefinieerd, kennen in deze Verwerkersovereenkomst dezelfde definitie.
• 1.3. Onder het begrip “Subverwerker” wordt begrepen een rechtspersoon of persoon, niet zijnde een personeelslid van CloseAlert, die door CloseAlert is of wordt ingeschakeld ten behoeve van de levering van de Dienst door CloseAlert aan Verantwoordelijke, waarbij de ingeschakelde (rechts)persoon persoonsgegevens of toegang tot persoonsgegevens kan ontvangen.
• 1.4. “Dienst” betekent het beschikbaar stellen van een online platform aan Verantwoordelijke, voor de doelstelling als omschreven in overweging 1 hierboven, inclusief aanverwante dienstverlening, zoals klantenondersteuning en onderhoud.
• 1.5. “Hoofdovereenkomst” betekent de schriftelijke overeenkomst waarin de levering van de Dienst en de voorwaarden aan het gebruik van de Dienst zijn vastgelegd.

2.Verwerkingen en doeleinden

• 2.1. CloseAlert verbindt zich onder de voorwaarden van deze Verwerkersovereenkomst in opdracht van Verantwoordelijke bepaalde persoonsgegevens te verwerken.
• 2.2. Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van het leveren van de Dienst aan Verantwoordelijke, zoals omschreven in de Hoofdovereenkomst. CloseAlert mag persoonsgegevens in metadata (zoals IP-adressen) die als onderdeel van de Dienst kan worden verwerkt, gebruiken om de kwaliteit van de Dienst te verbeteren, zoals het opsporen en verhelpen van fouten en het tegengaan van misbruik.
• 2.3. Verantwoordelijke zal verwerker op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Verwerkersovereenkomst zijn genoemd.
• 2.4. CloseAlert zal zorgdragen voor de naleving van de op CloseAlert toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder in ieder geval begrepen de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de AVG. Verantwoordelijke zal toepasselijke wetgeving die op hem van toepassing is, eveneens naleven.
• 2.5. CloseAlert zal de persoonsgegevens uitsluitend verwerken op basis van de schriftelijke instructies van Verantwoordelijke, zoals neergelegd in deze Verwerkersovereenkomst.
• 2.6. CloseAlert zal Verantwoordelijke onmiddellijk in kennis stellen indien CloseAlert meent dat een door Verantwoordelijke gegeven instructie inbreuk zou maken op de wet of op de rechten van derden. Het voorgaande doet niet af aan de volledige verantwoordelijkheid van Verantwoordelijke ten aanzien van de juistheid en rechtmatigheid van diens instructies.
• 2.7. In het geval van strijd tussen de Hoofdovereenkomst en deze Verwerkersovereenkomst, prevaleert deze Verwerkersovereenkomst.

3. Niet-openbaarmaking en geheimhouding

• 3.1. CloseAlert zal alle persoonsgegevens die hij van Verantwoordelijke ontvangt, of waar hij van Verantwoordelijke toegang toe verkrijgt, geheim houden en CloseAlert zal deze gegevens zonder vooraf verkregen schriftelijke toestemming van Verantwoordelijke niet toegankelijk of openbaar maken voor derden (anders dan toegestane Subverwerkers), behalve indien de persoonsgegevens op grond van een wettelijke verplichting geopenbaard moeten worden aan een tot ontvangst bevoegde partij (zoals een toezichthouder, opsporingsambtenaar of rechter).
• 3.2. CloseAlert mag eigen werknemers alleen toegang verlenen tot de persoonsgegevens voor zover dit nodig is om de Dienst optimaal te leveren. CloseAlert waarborgt dat de tot het verwerken van de persoonsgegevens gemachtigde personen zich ertoe hebben verbonden vertrouwelijkheid in acht te nemen, of door een passende wettelijke verplichting van vertrouwelijkheid zijn gebonden.

4.Subverwerkers

• 4.1. CloseAlert mag Subverwerkers inschakelen bij de Verwerking van de persoonsgegevens, mits CloseAlert (i) Verantwoordelijke schriftelijk op de hoogte heeft gesteld van het gebruik van deze subverwerkers en verantwoordelijke geen bezwaar heeft gemaakt binnen twee weken (ii) Subverwerkers contractueel verplicht tot nakoming van dezelfde verplichtingen in verband met de Verwerking als die waar CloseAlert op grond van deze Verwerkersovereenkomst aan is gebonden, (iii) volledig aansprakelijk blijft jegens Verantwoordelijke voor de uitvoering van de Verwerkersovereenkomst door Subverwerkers en al het overige handelen of nalaten van Subverwerkers in verband met de verwerking.
• 4.2. Op eerste verzoek van Verantwoordelijke zal CloseAlert Verantwoordelijke op de hoogte stellen van enige door CloseAlert ingeschakelde Subverwerkers. Indien Verantwoordelijke meent dat de verwerking door een Subverwerker een probleem of risico op zou leveren, dient Verantwoordelijke dit direct aan CloseAlert te melden. In dat geval zullen Verantwoordelijke en CloseAlert in onderling overleg bepalen in hoeverre het nodig en mogelijk is om het probleem of risico op te lossen.

5. Verwerkingslocatie (EU)

• 5.1. CloseAlert zal de persoonsgegevens van de klanten van Verantwoordelijke uitsluitend (doen) verwerken binnen de EU, dan wel een locatie waarvan de Europese Commissie heeft vastgesteld dat er passende waarborgen gelden voor de bescherming van persoonsgegevens.

6.Beveiliging

• 6.1. CloseAlert zal passende technische en organisatorische maatregelen treffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking, waaronder onnodige verzameling, openbaarmaking of verdere verwerking. De maatregelen die CloseAlert moet treffen zijn nader gespecificeerd in het beveiligingsprotocol van CloseAlert.
• 6.2. Verantwoordelijke kan van CloseAlert bepaalde beveiligingsmaatregelen verlangen. CloseAlert zal daarop reageren en aangeven in hoeverre de beveiligingsmaatregelen reeds genomen zijn of op korte termijn genomen kunnen worden. In onderling overleg zullen Verantwoordelijke en CloseAlert een beveiligingsniveau waarborgen dat passend is en voldoet aan de rechten van betrokkenen.
• 6.3. CloseAlert mag het beveiligingsprotocol op ieder moment eenzijdig aanpassen, waarbij het beveiligingsniveau van de persoonsgegevens niet minder mag zijn dan neergelegd in de huidige versie van het protocol. CloseAlert zal Verantwoordelijke op diens eerste verzoek op de hoogte stellen van de aanpassingen. CloseAlert kan ook maatregelen van Verantwoordelijke verlangen die Verantwoordelijke in acht zal moeten nemen bij het gebruik van de Dienst van CloseAlert, om de veiligheid en rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens te waarborgen.
• 6.4. CloseAlert zal diens personeelsleden en toegestane Subverwerkers uitsluitend toegang verlenen tot de persoonsgegevens voor zover dit nodig is voor de toegestane verwerkingsdoeleinden. CloseAlert staat ervoor in dat elke werknemer en Subverwerker met toegang tot de persoonsgegevens de geheimhouding en beveiliging van de persoonsgegevens respecteert en handhaaft.

7. Meldplicht

• 7.1. CloseAlert zal Verantwoordelijke zonder onredelijke vertraging, en in indien mogelijk binnen vierentwintig (24) uur, op de hoogte brengen als CloseAlert:
  • niet kan voldoen aan zijn verplichtingen op grond van de CloseAlertsvereenkomst vanwege een wettelijke plicht;
  • in verband met de verwerkingen een vordering of gebod om in de rechtbank te verschijnen als getuige of deskundige, of een verzoek van een bevoegde publieke toezichthouder tot het uitvoeren van een inspectie of onderzoek heeft ontvangen;
  • voornemens is om persoonsgegevens te openbaren aan een bevoegde publieke toezichthouder; of
  • ontdekt of redelijkerwijs vermoedt dat er sprake is of is geweest van onbevoegde verkrijging van, toegang tot, gebruik, verlies, diefstal, vernietiging of openbaring van de persoonsgegevens (“Datalek”)
• 7.2. CloseAlert dient Verantwoordelijke zowel telefonisch, als per e-mail in kennis te stellen en dient zich er daarbij van te vergewissen dat Verantwoordelijke dit bericht heeft ontvangen (derhalve kan niet worden volstaan met het inspreken of achterlaten van een boodschap of het enkel verzenden van een e-mail).
• 7.3. In het geval van een Datalek zullen Verantwoordelijke en CloseAlert onverwijld redelijke herstelmaatregelen treffen. Verder zal CloseAlert Verantwoordelijke van alle bij CloseAlert bekende relevante informatie voorzien die Verantwoordelijke met betrekking tot het Datalek verzoekt. CloseAlert zal ook volledige medewerking aan Verantwoordelijke verlenen bij het tot stand brengen en het uitvoeren van een response plan om het Datalek te adresseren
• 7.4. In geval van een Datalek zullen CloseAlert en Verantwoordelijke met de grootst mogelijke spoed in onderling overleg bepalen of het Datalek op grond van geldende wet- en regelgeving en/of contractuele verplichtingen gemeld moet worden aan toezichthouders, betrokkenen of andere partijen. CloseAlert en Verantwoordelijke zullen in dat geval ook gezamenlijk bepalen wie de melding aan de relevante partij(en) dient te doen (Verantwoordelijke of CloseAlert) en wat de inhoud van de melding(en) dient te zijn.

8. Afhandeling van verzoeken en klachten van betrokkenen

• 8.1. In het geval dat een betrokkene een verzoek tot inzage of verbetering, aanvulling, wijziging of afscherming of een klacht richt aan CloseAlert, zal CloseAlert het verzoek of de klacht doorsturen aan Verantwoordelijke, en zal Verantwoordelijke het verzoek of de klacht verder afhandelen. CloseAlert mag de betrokkene daarvan op de hoogte stellen. CloseAlert zal Verantwoordelijke van alle relevante informatie voorzien die Verantwoordelijke van hem nodig heeft om het verzoek of de klacht van de betrokkene af te handelen.

9. Controle op de naleving (audit)

• 9.1. CloseAlert zal alle medewerking verlenen die Verantwoordelijke redelijkerwijs nodig heeft voor het doen uitvoeren van een audit door een gekwalificeerde onafhankelijke auditor, om te controleren dat CloseAlert diens verplichtingen onder deze overeenkomst nakomt. Een audit mag eenmaal per jaar uitgevoerd worden, welke beperking niet geldt indien Verantwoordelijke een concreet en op redelijk bewijs gebaseerd vermoeden heeft dat CloseAlert diens verplichtingen onder de Verwerkersovereenkomst niet nakomt. Als de audit uitwijst dat CloseAlert is tekortgeschoten in de nakoming van enige verplichting op grond van deze Verwerkersovereenkomst, zal CloseAlert de tekortkoming(en) onverwijld herstellen en de door Verantwoordelijke gemaakte kosten voor het uitvoeren van de audit vergoeden. In alle andere gevallen draagt Verantwoordelijke de kosten voor het uitvoeren van de audit.
• 9.2. In ieder geval zal Verantwoordelijke (i) CloseAlert tijdig op de hoogte stellen van haar voornemen een audit uit te voeren op grond van artikel 8.1, (ii) bewerkstelligen dat iedere door Verantwoordelijke ingeschakelde auditor die de audit zal uitvoeren voldoet aan de redelijke regels van CloseAlert omtrent vertrouwelijkheid, gezondheid en veiligheid die CloseAlert meedeelt aan Verantwoordelijke of de auditor; en (iii) bewerkstelligen dat de audit zo wordt uitgevoerd dat belangrijke bedrijfsprocessen van CloseAlert niet worden gehinderd.

10. Inspectie of onderzoek door publieke toezichthouder

• 10.1. CloseAlert zal aan een bevoegde publieke toezichthouder toegang verlenen tot de voor de Verwerkingen relevante systemen, faciliteiten en ondersteunende documentatie, indien dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting. In geval van een inspectie of onderzoek verlenen beide partijen aan deze Verwerkersovereenkomst de nodige assistentie aan elkaar. Als een bevoegde publieke toezichthouder oordeelt dat een Verwerking onder de Verwerkersovereenkomst onrechtmatig is, zullen beide partijen onmiddellijk maatregelen treffen om naleving van de AVG en andere toepasselijke wetgeving te bewerkstelligen. Dit laat onverlet de mogelijkheid van partijen om bezwaar en/of beroep aan te tekenen tegen het oordeel van de toezichthouder, indien een of beide van de partijen het niet eens is met het oordeel van de toezichthouder.

11. Wijzigingen

• 11.1. Partijen kunnen deze Verwerkersovereenkomst alleen schriftelijk met wederzijdse instemming wijzigen.

12. Duur en beëindiging

• 12.1. Deze Verwerkersovereenkomst is van kracht voor zolang als CloseAlert (toegang tot) persoonsgegevens heeft in het kader van de levering van de Dienst aan Verantwoordelijke. Deze Verwerkersovereenkomst kan slechts eindigen wanneer CloseAlert geen (toegang tot) persoonsgegevens van Verantwoordelijke meer bezit.

13. Bewaartermijn, retourneren en vernietigen van persoonsgegevens

• 13.1. CloseAlert mag de persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk voor het voldoen aan haar verplichtingen op grond van de Verwerkersovereenkomst, de Hoofdovereenkomst, of de wet.
• 13.2. Alle persoonsgegevens worden onverwijld na eerste verzoek van Verantwoordelijke aan Verantwoordelijke geretourneerd.
• 13.3. Na de beëindiging van de Hoofdovereenkomst retourneert CloseAlert de persoonsgegevens en alle kopieën daarvan aan Verantwoordelijke en/of vernietigt alle persoonsgegevens volgens instructie van Verantwoordelijke, behalve wanneer de Verwerkersovereenkomst of toepasselijke wetgeving anders aangeeft. In dat geval verwerkt CloseAlert de persoonsgegevens niet langer, behalve voor zover vereist op grond van de Verwerkersovereenkomst of toepasselijke wetgeving.
• 13.4. Verantwoordelijke mag CloseAlert verzoeken om schriftelijk te bevestigen en te garanderen dat CloseAlert alle persoonsgegevens en kopieën daarvan heeft geretourneerd en/of vernietigd.

14. Toepasselijk recht

• 14.1. Op deze Verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.

15. Bevoegde rechter

• 15.1. Geschillen in verband met deze Verwerkersovereenkomst zullen uiteindelijk worden beslist door de bevoegde rechter te Amsterdam.

Bijlage 1 bij de Verwerkersovereenkomst: omschrijving van verwerkingsactiviteiten

*Bij het ontwikkelen van het platform voorziet CloseAlert het volgende algemene gebruiksdoel van de feedback:

*Het verbeteren van de persoonlijke dienstverlening en de persoonlijke communicatie aan de klant en het verbeteren van de dienstverlening en communicatie in het algeheel. Hieronder vallen:

1. Het beantwoorden van vragen of oplossen van problemen die de klant in de feedback aangeeft.
   
 2. Het optimaliseren van bedrijfsprocessen en communicatie op basis van de input van de klant.
2. De klant persoonlijke aanbiedingen doen op basis van zijn feedback.*

Bijlage 2 bij de Verwerkersovereenkomst: omschrijving van genomen beveiligingsmaatregelen

Deze informatie is op te vragen per e-mail (info@closealert.com).